تنظیم صورتجلسه شرکت

تنظیم صورتجلسات

اگر شما قصد هر گونه تغییراتی در شرکت داشته باشد باید با نحوه و مقررات تنظیم صورتجلسه شرکت آشنا باشید. در واقع برای هر نوع تغییرات باید جلسه‌ای متناسب با موضوع آن برگزار و در آخر صورتجلسه‌ای تنظیم شود. صورتجلسه نوشته‌ای است که در تمامی جلسات در سطوح مختلف تنظیم می‌شود اما ما در این مقاله در مورد صورتجلسات شرکت‌های ثبت شده صحبت می‌کنیم.

این نکته مهم را برای همیشه به خاطر داشته باشید که هر تغییری در شرکت بعد از ثبت آن نیاز به برگزاری جلسه (جلسات متناسب با تغییرات می‌توانند متفاوت باشند ) و در نهایت تنظیم صورتجلسه دارد.

صورتجلسه چیست؟

برای اینکه بدانیم صورتجلسه را چگونه باید تنظیم کرد در ابتدا باید با معنی آن آشنا شویم. به زبان ساده صورتجلسه به نوشته‌ای رسمی در پایان جلسات گویند که در آن اطلاعات موجود در جلسه از قبیل اعضا، تصمیمات، تاریخ و ساعت و … ذکر می‌شود. در واقع صورتجلسه به جلسه رسمیت و قاطعیت می‌بخشد.

این نکته را به یاد داشته باشید که صورتجلسه از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا تصمیمات و تعهداتی که در آن ذکر می‌شود رسمی و قانونی است.

نکات مهم در تنظیم صورتجلسه شرکت‌ها

برای اینکه صورتجلسه‌ای که تنظیم می‌شود حرفه‌ای و درست باشد باید یک سری نکات را رعایت کند که این نکات را در ادامه با هم بررسی می‌کنیم.

• انتخای صحیح نوع صورتجلسه
• جامع و کامل بودن صورتجلسه
• ارسال صورتجلسه تنظیم شده به اداره ثبت شرکت‌ها
• متن صورتجلسه
• امضا صورتجلسه

انواع صورتجلسات شرکت

از آنجایی که جلسات و مجمع‌ها می‌توانند دلایل زیادی برای تشکیل داشته باشند، صورتجلسات نیز می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند. تغییرات شرکت‌ها نیازمند برگزاری جلسات و در نتیجه تنظیم صورتجلسات است. تغییرات مهم شرکت‌ها که نیازمند برگزاری جلسه هستند عبارتنداز: افزایش و کاهش سرمایه، تغییر موضوع شرکت، تغییر نام شرکت، انحلال شرکت، تغییر در اساسنامه و …

در ادامه انواع صورتجلساتی که شرکت‌ها تنظیم می‌کنند را با هم بررسی می‌کنیم.

• صورتجلسه هیئت مدیره
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی (سالیانه)
• صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده
• صورتجلسه مجمع عمومی موسس
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق‌العاده

نحوه تنظیم صورتجلسه اداری

برای اینکه صورتجلسات رسمی و قانونی باشند باید یک سری قواعد و مقررات را رعایت کنند. در واقع متن صورتجلسه باید دقیقا براساس نمونه‌هایی که در اداره ثبت شرکت‌ها وجود دارد تنظیم شود. همچنین باید اصل صورتجلسه‌ای که در پایان هر جلسه تنظیم می‌شود به امضا اعضا حاضر در جلسه برسد و سپس به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود.

همچنین صورتجلسات باید متناسب با نوع شرکت و تغییری که قرار است در شرکت اتفاق بیفتد تنظیم شود مثلا تنظیم صورتجلسات شرکت‌های سهامی خاص با تنظیم صورتجلسات شرکت‌های با مسئولیت محدود و دیگر شرکت‌ها متفاوت است.

اصول و قالب صورتجلسات

برای اینکه تمامی صورتجلسات شرکت‌های مختلف ظاهر یکدست و مشخصی داشته باشند یک قالب و اصول مشخص برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. ملزوماتی که در هر صورتجلسه باید وجود داشته باشد عبارتنداز: شماره جلسه، دستور جلسه، مکان جلسه، وظایفی که تا جلسه بعدی باید انجام شوند(در صورتی که جلسه بعدی وجود داشته باشد)، مطالب و تصمیماتی که در جلسه مطرح شدند، اسامی اعضا شرکت کننده در جلسه، مشخص بودن سمت‌های اعضا حاضر در جلسه، زمان جلسه (زمان شروع و پایان)، تصمیمات گرفته شده در جلسه، امضا حاضران در جلسه

سازمان جلسه در تنظیم صورتجلسه چیست؟

در این قسمت قصد داریم در مورد سازمان جلسه با هم صحبت کنیم. در هر جلسه شرکت باید یک نفر به عنوان رئیس جلسه مشخص شود که وظیفه مدیریت امور جلسه را به عهده دارد. رئیس جلسه باید زمانی را برای صحبت سایر اعضا جلسه در نظر بگیرد. رئیس جلسه می‌تواند از قبل تعیین شده باشد و یا در همان جلسه توسط اعضا مشخص شود.

تنظیم مطالبی که در جلسات مطرح می‌شود توسط دبیر یا منشی جلسه انجام می‌شود. این دبیر و یا منشی می‌تواند از اعضا خود جلسه باشد و یا شخص دیگری خارج از اعضا جلسه بدون حق رای در جلسه باشد. همچنین دبیر جلسه موظف است که نسخه‌ای از صورتجلسه را برای اعضا حاضر در جلسه ارسال کند. همچنین باید سوابق جلسه را در صورت لزوم بایگانی کند.

هچنین دبیر جلسه وظیفه دارد تا بر محل برگزاری جلسه نظارت کند. این فرد باید صورتجلسه را تنظیم و به امضا اعضا حاضر در جلسه برساند.

مراحل تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده

همانطور که در بالا نیز به آن اشاره شد برای تنظیم هر نوع صورتجلسه‌ای متناسب با نوع جلسه باید یک سری قوانین و قواعد رعایت شود. قواعدی که برای تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق‌العاده باید رعایت شود به شرح زیر است:

• در عنوان صورتجلسه باید حتما اسم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده ذکر شود.
• باید میزان سرمایه اولیه شرکت ثبت‌شده‌ای که برای آن جلسه برگزار می‌شود به صورت دقیق ذکر شود.
• تعداد افراد حاضر در جلسه به همراه مشخص بودن سمت آن‌ها قید شود.
• مشخصات کامل و دقیق شرکت که از نام، شماره ثبت شرکت و نوع حقوقی آن تشکیل می‌شود در صورتجلسه قید شود.
• تاریخ و زمان دقیق برگزاری جلسه مجمع به صورت دقیق بیان شود.
• در صورت که شرکت سهامی باشد باید اعضا هیئت رئیسه همراه با سمت آن‌ها مشخص شود.
• اگر اعضا مجمع از طریق روزنامه دعوت شده باشند باید اطلاعات و مفاد روزنامه و همچنین تاریخ روزنامه درج شده باشد.
• تصمیماتی که در این مجمع برای تغییراتی در اساسنامه شرکت گرفته می‌شوند باید در صلاحیت و تایید مجمع عمومی فوق العاده باشد و تمامی جزئیات آن با دقت زیاد در صورتجلسه قید شود.

مراحل تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده

برای تنظیم صورتجلسات مربوط به مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق‌العاده نیاز به رعایت یک سری قواعد و قوانینی هستیم که تعدادی از آن‌ها با قواعد صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده مشترک است. برای اینکه با این قواعد آشنا شوید آن‌ها را در ادامه برای شما لیست کرده‌ایم.

• اسم شرکت، نوع حقوقی و شماره ثبت شرکت باید مشخص شود.
• سرمایه ثبت شده شرکت نیز باید به صورت شفاف و دقیق ذکر شود.
• در عنوان صورتجلسه باید حتما عبارت صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده ذکر شود.
• تعداد افراد حاضر در جلسه به همراه مشخص بودن سمت آن‌ها قید شود.
• تاریخ و زمان دقیق برگزاری جلسه مجمع به صورت دقیق بیان شود.
• در صورت که شرکت سهامی باشد باید اعضا هیئت رئیسه همراه با سمت آن‌ها مشخص شود.
• بازرسان و مدیران باید در این مجمع انتخاب شوند.
• سود به دست آمده بین مالکان و اعضا شرکت متناسب با نوع شرکت تقسیم شود.
• تمامی ترازنامه‌ها و همچنین حساب و کتاب‌های مالی سال گذشته رسیدگی و بررسی شود.
• مشخص شدن روزنامه‌ای که قرار است آگهی‌ها و ابلاغیه‌ها شرکت ثبتی تا سال بعد در آن منتشر شود.

پیشنهاد ما به شما این است که تمامی این قواعد را به دقت مطالعه کنید تا در صورتی که قصد تنظیم این صورتجلسات را داشتید و یا در این جلسات حضور داشتید این فرآیند را به درستی انجام دهید.

سامانه تنظیم صورتجلسات و تصمیمات شرکت‌ها

همانطور که در بالا نیز به آن اشاره شد تنطیم صورتجلسات باید به صورت کاملا رسمی و قانونی انجام شود. برای ثبت این صورتجلسات باید به سامانه تنظیم صورتجلسات و تصمیمات شرکت که همان سایت اداره ثبت شرکت‌ها به آدرس اینترنتی https://sherkat.ssaa.ir است، مراجعه کنید. این موضوع  را به یاد داشته باشید که تمامی اطلاعات وارد شده باید به دقت و صحت وارد شوند.

• درج اطلاعات شرکت ثبتی (نام، شماره ثبت، نوع حقوقی)
• درج اطلاعات مربوط به جلسه برگزار شده (نوع جلسه، تاریخ، زمان و …)
• درج تصمیمات جلسه
• درج اطلاعات حاضر در جلسه
• درج سمت اعضا حاضر در جلسه
• درج ارتباط بین اشخاص حاضر در جلسه
• بارگزاری مدارک درخواست شده
• درج صورتجلسه

برای درج صورتجلسه، باید متن آن را تایپ کنید برای راحت و سریع‌تر شدن این فرآیند می‌توانید از متون آماده پیش فرض استفاده کنید.

همچنین در آخر باید مدارک را کپی برابر اصل کرده و از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنید، برای ارسال این مدارک 3 روز کاری زمان دارید.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت صورتجلسه تغییرات در سامانه

همانطور که در بالا به آن اشاره شد برای ثبت صورتجلسه تغییرات در سامانه تنظیم صورتجلسات نیاز به یک سرس اسناد و مدارک است. در ادامه این مدارک را با هم بررسی خواهیم کرد.

• فتوکپی شناسنامه و کارت ملی اعضا هیئت مدیره و شرکا
• فتوکپی شناسنامه و کارت ملی شریک یا شرکا جدید
• فتوکپی اساسنامه شرکت
• فتوکپی روزنامه‌ای که آخرین تغییرات در آن منتشر شده است
• فتوکپی شناسنامه و کارت ملی شریک یا شرکایی که تمایل به خارج شدن از شرکت مورد نظر را دارند.
• ارائه اطلاعات هویتی همه شرکا با میزان و درصد سهامی که در شرکت دارند.

نمونه صورتجلسه تصمیم گیری

نمونه صورتجلسه تصمیمات هیئت مدیره

نام شرکت ………………………………………………………………

شماره ثبت شرکت ……………………………………………………

سرمایه ثبت شده …………………………………………………..……

شناسه ملی ………………………………………………………………

جلسه هیات مدیره شرکت ……………………………………………… سهامی خاص ثبت شده به شماره ………………………… با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در تاریخ ………………………… ساعت ………………………… در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل و تصمیمات قید شده در ذیل گرفته شد:

الف : 1ـ خانم/ آقای ………………………………………………. به شماره ملی ……………………………………… در جایگاه رئیس هیئت مدیره

۲ـ خانم/ آقای ……………………………………………… به شماره ملی ……………………………………….در جایگاه نایب رئیس هیئت مدیره

۳ـ خانم/ آقای ………………………………………………به شمارملی ………………………………………….در جایگاه مدیر عامل و عضو هیئت مدیره

ب : کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت مانند چک ، سفته ، بروات ، قراردادها و عقوداسلامی با امضاء ……..………………………………….…… همراه با مهر شرکت دارای اعتبار می باشد.

ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره ومدیر عامل ضمن قبولی جایگاه خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل ۱۴۱ قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم .

د : به خانم /آقای …………………………………………… یکی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء پای دفاتر ثبت اقدام نماید.

محل امضاء اعضای هیات مدیره:

۱ ـ ……………………………………………… 2 ـ ……………………………………………… 3ـ ……………………………………………… 4 ـ ………………………………………………

نمونه صورتجلسه هیئت مدیره

نمونه فرم صورتجلسه هیئت مدیره در مورد تعیین جایگاه و صاحبان امضاء مجازدر شرکتهای سهامی

نام شرکت : ……………………………………………

شماره ثبت شرکت : ……………………………………………

سرمایه ثبت شده : ……………………………………………

شناسه ملی : ……………………………………………

جلسه هیات مدیره شرکت …………………………………………………….……… سهامی خاص ثبت شده به شماره ………………………………………. با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در تاریخ …………………………………… ساعت …………………………………… در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل و تصمیمات قید شده در ذیل گرفته شد:

الف : 1ـ خانم/ آقای …………………………………………………. به شماره ملی ……………………………………………… در جایگاه رئیس هیئت مدیره

۲ـ خانم/ آقای ……………………………………………………… به شماره ملی …………………………………………….در جایگاه نایب رئیس هیئت مدیره

۳ـ خانم/ آقای ……………………………………………………به شمارملی ………………………………………………….در جایگاه مدیر عامل و عضو هیئت مدیره

ب : کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت مانند چک ، سفته ، بروات ، قراردادها و عقوداسلامی با امضاء ………………………………………..……….…… همراه با مهر شرکت دارای اعتبار می باشد.

ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره ومدیر عامل ضمن قبولی جایگاه خود اقرار می نمائیم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل ۱۴۱ قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم .

د : به خانم /آقای ……………………………………………..……… یکی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء پای دفاتر ثبت اقدام نماید.

محل امضاء اعضای هیات مدیره :

۱ ـ ……………………………………………… 2 ـ ……………………………………………… 3ـ …………………………………………………… 4 ـ ……………………………………………

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده برای انتخاب مدیران و بازرسین روزنامه و تصویب تراز در شرکت های سهامی خاص:
بسمه تعالی
نام شرکت:.…………………………………………………………
شماره ثبت شرکت: …………………………………………………………      سرمایه ثبت شده: …………………………………………………………
صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه(یا عادی بطور فوق العاده) شرکت …………………………………… سهامی خاص ثبت شده به شماره  …………………………………… در تاریخ  …………………………………… ساعت  …………………………………… با حضور کلیه/اکثریت سهامداران در محل قانونی شرکت(اگر جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل گردید.
الف:در اجرای ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت:
1-خانم/آقای …………………………………… به سمت رییس جلسه
2-خانم/آقای …………………………………… به سمت ناظر جلسه
3-خانم/آقای …………………………………… به سمت ناظر جلسه
4-خانم/آقای …………………………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
ب: در خصوص دستور جلسه 1-انتخاب مدیران 2- انتخاب بازرسین 3- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار 4- تصویب ترازنامه حساب سود و زیان به شرح ذیل اتخاذ تصمیم شد.
ب-1- اعضای هیات مدیره عبارتند از خانم/آقای …………………………………… خانم/آقای …………………………………… خانم/آقای …………………………………… برای مدت دو سال انتخاب و با امضاء ذیل صورتجلسه قبولی خود را اعلام می دارند.مجمع تصویب نمود در اجرای ماده 124 لایحه اصلاحی قانون تجارت می تواند رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد.
ب-2- با رعایت ماده 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت خانم/آقای  …………………………………… به سمت بازرس اصلی خانم/آقای  …………………………………… به سمت بازرس علی البدل برای مدت یک سال مالی انتخاب شدند.
ب-3-روزنامه کثیرالانتشار  …………………………………… جهت نشر آگهی های شرکت انتخاب شد.
ب-4-پس از قرائت گزارش بازرس قانونی ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت منتهی به سال  …………………………………… مورد تصویب قرار گرفت.
ح:به خانم/آقای  …………………………………… احدی از سهامداران یا احدی از مدیران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضاء هیات رییسه:

رئیس جلسه ………………………………………………… ناظر جلسه ………………………………………………… منشی جلسه ………………………………………………… امضاء اعضای هیات مدیره:
1- …………………………………………………  2- ………………………………………………… 3- ………………………………………………… 4- …………………………………………………
امضاء بازرسین:                                                   بازرس اصلی                      بازرس علی البدل

نمونه صورتجلسه هیأت مدیره در مؤسسه

بسمه تعالی

نمونه صورتجلسه هیأت مدیره در مؤسسه

نام مؤسسه: ……………………..

شماره ثبت مؤسسه: ……………………..

سرمایه ثبت شده مؤسسه: ……………………..

شناسه ملی: ……………………..

اعضای هیأت مدیره مؤسسه……………………..ثبت شده به شماره……………………..در ساعت……………………..مورخ……………………..با حضور اکثریت / کلیه اعضاء در محل قانونی شرکت تشکیل شد.

دستور جلسه:

تعیین سمت و حق امضاء:

خانم / آقای……………………..به شماره ملی……………………..
خانم / آقای……………………..به شماره ملی……………………..
خانم / آقای……………………..به شماره ملی……………………..
به سمت اعضاء هیأت مدیره و خانم/آقای……………………..به شماره ملی……………………..به عنوان مدیرعامل تعیین گردیدند.

حق امضاء: کلیه اوراق و اسناد بهادار و تعهدآور مؤسسه از قبیل چک، سفته، بروات، قراردادها و عقود اسلامی با امضای……………………..همراه با مهر مؤسسه معتبر می‏باشد.

اعضای هیأت مدیره به خانم / آقای……………………..(احدی از اعضای هیأت مدیره یا مدیرعامل یا وکیل رسمی مؤسسه) وکالت دادند که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت‏ها نسبت به صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء اعضای هیأت مدیره

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی فوق ‏العاده در خصوص تغییر محل مؤسسه

بسمه تعالی

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‏العاده در خصوص تغییر محل مؤسسه

نام مؤسسه:……………………..

شماره ثبت مؤسسه: :……………………..

سرمایه ثبت شده مؤسسه:……………………..

شناسه ملی: :……………………..

مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده مؤسسه:……………………..ثبت شده به شماره:……………………..مورخ:……………………..با حضور اکثریت کلیه شرکاء در محل قانونی شرکت تشکیل شد.

خانم / آقای:……………………..دارای مبلغ:……………………..ریال سهم الشرکه.
خانم / آقای:……………………..دارای مبلغ:……………………..ریال سهم الشرکه.
خانم / آقای:……………………..دارای مبلغ:……………………..ریال سهم الشرکه.
دستور جلسه: تغییر محل قانونی مؤسسه

پس از بحث و بررسی محل قانونی مؤسسه از تهران……………………..خیابان………………..کوچه………………….پلاک………….کدپستی……………….به تهران……………………..خیابان……………………..کوچه……………………..پلاک……………………..کدپستی……………………..انتقال یافت.

به خانم / آقای……………………..(احدی از شرکاء یا مدیران یا وکیل رسمی مؤسسه) وکالت داده شد که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت‏ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.

امضاء کلیه شرکاء حاضر در مجمع

نتیجه‌گیری

در این مطلب تلاش کردیم تمامی موضوعات و نکاتی که برای تنظیم صورتجلسات مختلف باید رعایت شود را با هم بررسی کنیم. واضح است که بعد از ثبت شرکت‌ ممکن است تغییرات خاصی برای آن به وجود بیاید، قانونگذار تلاش کرده است تا تمامی این تغییرات را از قبل پیش‌بینی کند و برای هر کدام از آن‌ها جلسات مخصوص به خود به همراه صورتجلساتی که از الگوهای خاص و از پیش تعیین شده‌ای تشکیل می‌شوند را تنظیم کند.

این موضوع را به خاطر داشته باشید که تنظیم صورتجلسات بار حقوقی خواهد داشت پس از درج اطلاعات ناقص و یا غلط در آن پرهیز کنید زیرا پیگیری حقوقی آن ممکن است عواقب ناخوشایندی را برای شما به همراه داشته باشد.

در صورتی که میخواهید هر نوع تنظیم صورتجلسات شرکت خود را در کوتاه ترین زمان و با کمترین هزینه به سرانجام برسانید و نیاز به مشاوره دارید می‌توانید از مشاوره رایگان و حرفه ای کارشناسان ثبت صدرا در این زمینه کمک بخواهید.

منابع مطلب

• سامانه اداره ثبت شرکت ها
• وب سایت ویکی پدیا فارسی
• موتور جستجوی گوگل