سامانه ثبت شرکتها

یکی از وظایف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، مربوط به ثبت شرکت و تغییرات شرکت می باشد . به همین منظور سازمان ثبت اسناد کشور سایتی با عنوان سامانه ثبت شرکت ها  ایجاد کرده که به طیف وسیعی از اشخاص حقوقی و همچنین حقیقی خدمت رسانی می کند .

سامانه ثبت شرکتها چیست ؟

در سامانه ثبت شرکتها ، شما به عنوان یک فرد حقیقی می توانید درخواست خود را مبنی بر ثبت یک شرکت جدید ارائه دهید و یا اگر شرکت دار هستید درخواست های خود مبنی بر ثبت تغییرات شرکت و یا پلمپ دفاتر و یا سایر موارد مربوط به امور شرکتی خود را درون این سامانه انجام دهید . تمامی مراحلی که درون این سامانه باید طی کنید به صورت آنلاین و غیرحضوری می باشد که این مراحل از ابتدا تا مرحله انتشار روزنامه رسمی می باشد .

با توجه به اینکه سامانه ثبت شرکتها از اهمیت بالایی برخوردار است ما در ادامه این مطلب سعی داریم که به نحوه ورود و معرفی این سامانه بپردازیم .

نکته مهم : برای ورود اطلاعات و تنظیم اطلاعات شما حتما نیاز به این دارید که یک کارشناس حرفه ای و یا یک موسسه ثبتی این مراحل را برای شما انجام دهد . چون بین مراحل نیاز به ورود اطلاعات کارشناسی شده مثل تنظیم صورتجلسات هستید .

معرفی سامانه ثبت شرکت ها irsherkat.ssaa.ir

همانطور که در بخش بالا اشاره کردیم سامانه ثبت شرکتها به صورت آنلاین می باشد تا شرکتها و اشخاص و موسسات غیرتجاری بتوانند براحتی و به صورت آنلاین برای شرکت و موسسه خود از این سایت استفاده کنند .
شما می توانید بجای مراجعه حضوری ، خودتان به آدرس سایت سامانه ثبت شرکتها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید .

این سامانه از سوی سازمان اسناد و املاک کشور ایجاد شده و تنها سامانه مورد تایید می باشد و تنها هدف آن نیز تسهیل و تسریع در تاسیس شرکت ها و موسسات غیرتجاری می باشد . با وجود سامانه اداره ثبت شرکت ها شما برخی از مراحل نهایی کار را باید حتما به صورت حضوری به یکی از مراکز اداره ثبت شرکتها درون شهر خود مراجعه کنید .

نحوه ورود به سامانه ثبت شرکتها

برای ورود به سامانه ثبت شرکتها کافیست که با یکی از مرورگرهای اینترنت خود به آدرس زیر بروید تا وارد پرتال بخش خدمات ثبت مرتبط با شرکت و موسسات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شوید :

آدرس سایت : irsherkat.ssaa.ir

فعالیت های موجود در سامانه ثبت شرکتها

زمانی که شما با توجه به لینک بالا وارد سایت ثبت شرکتها می شوید با صفحه روبرو می شوید که تعدادی تب های مختلف درون آن وجود دارد تب هایی شامل :

• تأسیس شخصیت حقوقی
• صورتجلسه تغییرات
• پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
• اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی
• اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی
• درخواست کد فراگیر
• پیگیری درخواست
• انصراف از درخواست

در هر یک از تب های بالا شما می توانید با پرکردن اطلاعات و ارسال آن نسبت به موضوعات مورد نیاز شرکت خود می توانید اقدام کنید . به عنوان مثال در صورتی که نیاز به ثبت شرکت دارید باید وارد تب تاسیس شخصیت حقوقی شود و یا نیاز به تغییرات در صورتجلسات خود دارید باید وارد تب بخش صورتجلسه تغییرات شوید .

مراحل ثبت شرکت در سامانه ثبت شرکتها

اولین و مهمترین تب موجود در سامانه ثبت شرکت ها ، عبارت از است ” تاسیس شخصیت حقوقی ” که با استفاده از این بخش اقدام به ثبت شرکت و یا موسسه خود می کنید .

خود این بخش شامل چند زیر مجموعه می باشد که در هر کدام آنها از شما اطلاعات تکمیلی درباره اعضای شرکت و یا اطلاعات آدرس شرکت و موضوع و فعالیت شرکت و همچنین خوشه شرکت شما پرسیده می شود که شما باید تمام این بخش ها را با دقت پر کنید .

پیشنهاد میکنیم که برای ثبت شرکت خود حتما از یک کارشناس امور ثبتی و یا موسسه ثبتی استفاده کنید تا این مراحل بدرستی برای شما ورود اطلاعات آن انجام شود و مدت زمان ثبت شرکت شما سریعتر انجام شود.

اطلاعات متقاضی شامل: اداره استان، واحد ثبتی، خوشه، گروه، تابعیت متقاضی و … می‌شود. همچنین، این فرم و روند را وکیل قانونی شما می‌تواند به عهده گیرد.

1. اطلاعات متقاضی : در ابتدایی ترین مرحله می بایست اطلاعات شخص متقاضی ذکر گردد که این شخص هم می تواند یکی از اعضاء شرکت و یا وکیلی که امور ثبت شرکت را به عهده گرفته است باشد.
2. نام های درخواستی شرکت : در این قسمت می توان ۵ نام به ترتیب اولویت برای ثبت شرکت درخواست نمود، لازم به ذکر است که نام های درخواستی می بایست حداقل از سه سیلاب (کلمه) خاص تشکیل شده باشند.
3. موضوع فعالیت شرکت : در مرحله سوم موضوع فعالیت شرکت قرار می گیرد، در مورد انواع موضوعات شرکت ، اعم از موضوعات نیازمند مجوز و موضوعات بدون نیاز به مجوز در این قسمت از سایت توضیحات لازم اعمال گردیده است.
4. آدرس دفتر مرکزی شرکت : در این مرحله آدرس و کدپستی و شماره تلفن دفتر مرکزی شرکت می بایست به صورت دقیق قید گردد.
5. سرمایه اولیه شرکت : در مرحله پنجم از سامانه ثبت شرکتها میزان سرمایه اولیه شرکت می بایست قید گردد که نوع آن در شرکتهای با مسئولیت محدود و موسسات سرمایه نقدی و در شرکتهای سهامی خاص با نام عادی یا بی نام عادی می باشد.
6. اشخاص شرکت : در این قسمت مشخصات کامل شناسنامه ای و آدرس و شماره تماس دقیق کلیه اشخاص شرت قید می گردد.
7. سهام یا سرمایه هرشخص : در مرحله هفتم از سامانه ثبت تاسیس شرکتها میزان سرمایه یا سهام هرشخص می بایست به صورت دقیق قید گردد.
8. سمت اشخاص : اشخاصی که در مرحله ششم معرفی گردیدند ، در این مرحله سمت های آنها تعیین می گردد که برای هر شرکت باید حتما سمت های مدیرعاملی و رئیس هیئت مدیره مشخص گردد ، هم چنین اشخاص شرکت می توانند با توجه به جلسه موسسین شرکت سمت های دیگری را انتخاب نمایند.

۱- اطلاعات متقاضی : در ابتدایی ترین مرحله می بایست اطلاعات شخص متقاضی ذکر گردد که این شخص هم می تواند یکی از اعضاء شرکت و یا وکیلی که امور ثبت شرکت را به عهده گرفته است باشد.

۲- نام های درخواستی شرکت : در این قسمت می توان ۵ نام به ترتیب اولویت برای ثبت شرکت درخواست نمود، لازم به ذکر است که نام های درخواستی می بایست حداقل از سه سیلاب (کلمه) خاص تشکیل شده باشند.

۳-موضوع فعالیت شرکت : در مرحله سوم موضوع فعالیت شرکت قرار می گیرد، در مورد انواع موضوعات شرکت ، اعم از موضوعات نیازمند مجوز و موضوعات بدون نیاز به مجوز در این قسمت از سایت توضیحات لازم اعمال گردیده است.

۴-آدرس دفتر مرکزی شرکت : در این مرحله آدرس و کدپستی و شماره تلفن دفتر مرکزی شرکت می بایست به صورت دقیق قید گردد.

۵- سرمایه اولیه شرکت : در مرحله پنجم از سامانه ثبت شرکتها میزان سرمایه اولیه شرکت می بایست قید گردد که نوع آن در شرکتهای با مسئولیت محدود و موسسات سرمایه نقدی و در شرکتهای سهامی خاص با نام عادی یا بی نام عادی می باشد.

۶- اشخاص شرکت : در این قسمت مشخصات کامل شناسنامه ای و آدرس و شماره تماس دقیق کلیه اشخاص شرت قید می گردد.

۷-سهام یا سرمایه هرشخص : در مرحله هفتم از سامانه ثبت تاسیس شرکتها میزان سرمایه یا سهام هرشخص می بایست به صورت دقیق قید گردد.

۸-سمت اشخاص : اشخاصی که در مرحله ششم معرفی گردیدند ، در این مرحله سمت های آنها تعیین می گردد که برای هر شرکت باید حتما سمت های مدیرعاملی و رئیس هیئت مدیره مشخص گردد ، هم چنین اشخاص شرکت می توانند با توجه به جلسه موسسین شرکت سمت های دیگری را انتخاب نمایند.

۹ – ارتباط بین اشخاص : در صورت وجود نماینده و یا وکیل در شرکت نام وکیل در این قسمت ذکر می گردد.

۱۰ – شعب شرکت : در صورت وجود شعبه در سایر واحدهای ثبتی آدرس دقیق شعبه و نام مدیران آن در این قسمت ذکر می گردد.

۱۱ – روزنامه و سال مالی : در شرکتهای سهامی خاص می بایست یکی از روزنامه های کثیرالانتشار ذکر شده در این قسمت جهت آگهی های شرکت انتخاب شود و در شرکتهای با مسئولیت محدود و موسسات نیازی به انتخاب روزنامه نیست،هم چنین روز و ماه سال مالی هرشرکت در این قسمت مشخص می گردد که معمولا یکم فروردین هرسال می باشد.

۱۲ – متن صورتجلسه : صورتجلسه موسسین هر شرکت در این قسمت می بایست ذکر گردد که در آن هیئت مدیره شرکت مشخص می شود.

۱۳ – تقاضانامه یا اظهارنامه : در شرکتهای سهامی خاص و موسسات غیرتجاری اظهارنامه ودر شرکتهای مسئولیت محدود تقاضانامه می باشد.

۱۴ – اساسنامه شرکت : اساسنامه در شرکتهای با مسئولیت محدود شامل ۲۶ ماده و دو تبصره ،در موسسات غیرتجاری ۲۶ ماده و در شرکتهای سهامی خاص ۶۴ ماده و ۱۱ تبصره می باشد.

۱۵ – شرکتنامه : شرکتنامه در شرکتهای سهامی خاص و هم چنین در موسسات غیرتجاری جزء اوراق شرکت محسوب نمی شود و به عبارت ساده تر این دونوع ثبت تاسیس شرکتنامه ندارند اما در شرکتهای با مسئولیت محدود متن شرکتنامه می بایست تنظیم گردد.

۱۶ – تایید مدارک : مرحله پایانی ثبت تاسیس در سامانه شامل تایید مدارک می باشد ، در این مرحله مدارک مورد نیاز مربوط به ثبت تاسیس مورد درخواست قید گردیده که پس از تایید می توان گزینه ی پذیرش نهایی را انتخاب نمود.

لازم به ذکر است در زمان ثبت اینترنتی شرکت در بالای صفحه یک کد پیگیری ظاهر می گردد که با در اختیار داشتن این کد می توان در صورت خروج از سامانه با مراجعه به قسمت پیگیری درخواست و ذکر این کد همه ی مراحل انجام داده شده را مجددا دریافت نمود،هم چنین پس از پذیرش نهایی درخواست ثبت تاسیس بعد از حدود ۴۸ ساعت نتیجه ی نام های درخواستی شرکت مشخص می گردد که پس از تعیین نام شرکت می بایست مدارک مورد نیاز به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد.

مراحل ثبت تغییرات شرکت در سایت ثبت شرکتها

برای ثبت تغییرات شرکت باید وارد تب «صورتجلسه تغییرات» شوید. مدارک لازم برای ارائه در این بخش شامل اساسنامه، اظهارنامه، آگهی تاسیس، آگهی روزنامه، آگهی آخرین تغییرات، کپی شناسانامه و کارت ملی اعضای هئیت مدیره می‌شود. هنگامی وارد این تب شوید دو حالت وجود خواهد داشت

• با شناسه ملی
• بدون شناسه ملی

اگر شناسه ملی خود را دریافت کرده‌اید، با وارد نمودن آن به مرحله بعدی بروید. در صورت نداشتن شناسه ملی، اطلاعات لازم (نوع شخصیت حقوقی، واحد ثبتی و … ) می‌توانید به مرحله بعد وارد شوید.

در مرحله بعد وارد بخش «اطلاعات جلسه» خواهید شد. پر کردن تمامی فیلد‌های ستاره دار الزامی بوده و باید با دقت بالایی صورت گیرد. صورتجلسه شما باید با حاضرین در جلسه تناسب داشته باشید. نوع مجمع یا جلسه، تصمیمات، نوع شخصیت حقوقی و مدارک در این بخش به صورت یک فایل ارائه شده که می‌توانید از سایت ثبت شرکتها دریافت نمایید.

« تصمیمات جلسه » باید مطابق آنچه که در صورتجلسه اعلام شده باشد. همچنین طبق نمونه متون ارائه شده ارائه گردد.

« تغییر اطلاعات شخصیت حقوقی » در صورتی نیاز است که اطلاعات یکی از اشخاص دستخوش تغییرات شده باشد.

پس از آن به ترتیب فرم‌های «نام‌های درخواستی»، «سرمایه»، «اشخاص»، «سهام اشخاص»، «سمت اشخاص»، «شعب شرکت» و «روزنامه» باید تکمیل گردد. از آنجایی که این مراحل به نوعی مشابه بخش ثبت شرکت‌ها هستند، از تکرار توضیحات خودداری می‌کنیم. در صورتی که سوالی در این زمینه داشتید در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.

نحوه ثبت پلمپ دفاتر در سامانه ثبت شرکت ها

تمامی شرکتهای ثبت شده موظف هستند که برای بحث پرداخت مالیات ها اقدام به ثبت پلمپ دفاتر شرکت خود کنند که فرایند پلمپ دفاتر به صورت سالیانه می باشد .

با رفتن بر تب «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی» با فرم اولیه رو به رو خواهید شد که باید نوع شخص متقاضی در آن مشخصص گردد. سپس، تابیعت، شناسه ملی و اطلاعات تماس وارد گردد. اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمب نیز باید وارد شود.

دقت کنید شروع سال و ماه مالی طبق اساسنامه باید وارد گردد. تاریخ پایان سال مالی توسط سامانه ثبت شرکت‌ها محاسبه خواهد شد. سامانه مشخص خواهد کرد از کجا دفاتر را تهیه کنید و یک شماره پیگیری دریافت خواهد کرد. پس از آن در دو فرم باید اطلاعات هویتی اعضای هیات مدیره و دفتر مورد نیاز مشخص گردد. در انتها، پس از تایید اطلاعات، یک رسید به شما ارائه می‌شود که باید هنگام مراجعه به آدرس اعلام شده به همراه داشته باشید.

اطلاعات کلی شرکت ثبت شده در سامانه ثبت شرکت ها

برای اطلاع از وضعیت یک شخصیت حقوقی و اطلاعات موجود آن در سامانه به تب «اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی» مراجعه کرده و با وارد نمودن «شناسه ملی» اطلاعات عمومی وارد شده در سامانه ثبت شرکتها را مشاهده نمایید.

در این بخش شما با وارد کردن شناسه ملی شرکت و یا در صورت نداشتن شناسه ملی شرکت ، استان شرکت ثبت شده و نوع آن میتوانید به اطلاعات تکمیلی دست پیدا کنید .

دریافت کد فراگیر در سامانه ثبت شرکت‌ها

قبل از توضیح این بخش لازم هست که یک تعریف کوتاهی از کدفراگیر داشته باشیم :

کد فراگیر یک شناسه 12 رقمی است که به اتباع خارجی اختصاص داده می شود ، کد فراگیر توسط سامانه پژواک امکان اتصال پایگاه های داده ادارات دولتی را بهم ایجاد می نماید ، و از ثبت مکرر اطلاعات اشخاص جلوگیری می نماید

با استفاده از کد فراگیر اطلاعات شخص به صورت یک پارچه و متصل در تمامی سامانه ها قابل دسترسی خواهد بود و نیازی به استعلام و ثبت جداگانه اطلاعات در هر اداره نمی باشد

با وارد شدن به تب «درخواست کد فراگیر» با دو گزینه رو به رو خواهید شد: ثبت و پیگیری

اگر برای اولین‌بار قصد دریافت آن را دارید بر گزینه «ثبت» کلیک کرده تا وارد فرم درخواست شوید. در این فرم می‌توانید با انتخاب نوع شخص (حقیقی یا حقوقی) اطلاعات خود را وارد کرده و در انتها با ثبت نمودن آن کد پیگیری دریافت نمایید. کد فراگیر شما از طریق پست به دست شما خواهد رسید.

چگونگی پیگیری ثبت درخواست در سامانه ثبت شرکتها

اگر دقت کرده باشید در هر مرحله پس از تایید اطلاعات ارسالی، کد پیگیری به شما اعلام می‌گردد. از این کد به خوبی نگهداری کنید تا بتوانید روند انواع ثبت و یا تغییرات و سایر خدمات خود را بررسی نمایید.

با وارد شدن به بخش «پیگیری درخواست» در ابتدا نوع درخواست را مشخص کرده و سپس شماره پیگیری را وارد نمایید. پس از آن سامانه نمایش خواهد داد که پذیرش شما در چه مرحله‌ای قرار دارد.

نتیجه‌گیری

سامانه ثبت شرکتها ایجاد شده تا از مراجعه حضوری کاسته شود. این مسئله به خصوص در شرایط اپیدمی از نکات مثبت این اداره شناخته می‌شود. تمامی اطلاعات به صورت برخط در سامانه ثبت می‌شود. لیست مدارک در انتها به متقاضی ابلاغ می‌شود که باید از طریق پست ارسال گردند. در هر تب باید تمامی اطلاعاتی که با ستاره مشخص شده‌اند پر گردند.

در انتها با دریافت کد پیگیری می‌توانید از وضعیت و روند پذیرش درخواست خود مطلع شوید. همچنین، در همین بخش ایرادات و موانع اعلام می‌گردد.

نکته مهم این موضوع اینجا می باشد که موضوع ثبت و ثبت تغییرات شرکت یک امر کاملا تخصصی می باشد چرا که با ورود اشتباه اطلاعات روند ثبت و تغییرات شما به نتیجه نمی رسد و مجدد باید اقدام به ثبت کنید که همین موضوع باعث اتلاف وقت شما می شود . برای همین پیشنهاد میکنیم که خدمات ثبتی خود را در اختیار یک کارشناس ثبتی و یا یک موسسه ثبتی قرار دهید تا از ثبت خود مطمئن شوید .

موسسه ثبت صدار آماده است که با کمترین هزینه و کاملا تخصصی امور ثبتی شما را به خوبی انجام دهد. جهت کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید .